Procédure 2021-2022 pour l'organisation des voyages en car

1. PREAMBULE :

Tarif minimum 18€ à partir du 30 janvier 2022.

Envisager un car au delà de 24 personnes, ne pas dépasser 6 voitures.

De 24 à 32 personnes la sortie sera plus ou moins déficitaire selon la distance, mais la plupart de nos sorties sont bénéficiaires, et cela compensera la perte.

Nouveauté 2020 : Si déplacement en car, pas de voitures en complément.

Un dépassement des 18€ est possible en cas de fort déficit, consulter le tarif car en annexe de cette note, et  prendre éventuellement contact avec Alain ESTEVE qui supervise nos finances.

Dans le cas de conditions météo ou nivo très incertaines, les organisateurs A et B se concertent au préalable pour des solutions de repli.

 Bien attendre la clôture des inscriptions avant de prendre une décision sur l’organisation : changement de destination,  regroupement A et B, transfert de groupes complets d’un « Mardi » sur l’autre afin d’optimiser le remplissage du ou des cars.

Attention : Si vous ne prenez pas de car le mardi (déplacement voitures ou annulation sortie), afin de minimiser le dédit à payer prévenez le plus tôt possible les cars Philibert par mail et par téléphone (voir adresses ci-dessous).

Capacité des cars: on devrait avoir un 63 places sûr (donc pas toutes les destinations) et un 49 places (moins sûr), confirmée par Philibert dès le vendredi ….. en principe. Exceptionnellement, Philibert peut, sur demande une semaine à l’avance, accepter de nous proposer un car de plus grande capacité (55, 57 ou 63 places), en fonction de la Destination et de la disponibilité du véhicule.

2   AMPLITUDE HORAIRE :

12 heures entre le départ et l’arrivée à MC2 ou Montbonnot. Le chauffeur dispose d’une heure pour venir du dépôt et une heure pour son retour. Cela fait une amplitude totale de 14 heures.

On peut exceptionnellement envisager une amplitude de 13 heures en demandant un chauffeur de Grenoble ou à côté. Il dispose alors d’une demi-heure pour ses trajets. Le préciser à la commande

et en vérifier la faisabilité avec Philibert.

3. RESERVATION DU CAR :

Timing :

Le jeudi, envoi à Philibert (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) du courrier prévu sur le site, avec l'info des départs, destinations, horaires départ et horaire retour, mais par 1 seul des 2 organisateurs qui regroupe les 2 demandes.

Le vendredi matin, en fonction de la fréquentation, un petit coup de téléphone vers 9h au 04 76 91 44 00 pour indiquer les évolutions du nombre de personnes à transporter, pour chaque destination, par un seul des organisateurs (ça donne une bonne orientation si la météo est à peu près stable)

Le dimanche soir ou lundi matin 7h00 max, le mél de confirmation du nombre dans chaque bus. Et vers 9h, un coup de téléphone pour s'assurer que Philibert a bien reçu le mél, histoire de pas avoir de surprise.

Envoyer un courriel au plus tard le vendredi midi, pour retenir le car.

Confirmer (ou annuler) par courriel le dimanche soir, afin que le planning des chauffeurs et véhicules puisse être traité dès l’ouverture matinale de Philibert (avant 7h00 le lundi matin).

Puis confirmation de commande par téléphone le lundi matin entre 8h30 et 9h au 04.76.91.44.00. Demander en priorité Sandy FRADIQUE ou Laura FRANDON

Sandy FRADIQUE est notre correspondante officielle.

ATTENTION :

Spécifier:

                    Date :

                    Destination et heure de Départ (avec interrogations éventuelles relatives à l’itinéraire en cas de difficultés d'accès),

                    Lieu et heure de mise à disposition du car (L'heure indiquée est l'heure de présentation du car sur le lieu de RdV. Ainsi pour un départ à 7h00, demandez le car à 6h40 maximum),

                    Arrêt facultatif (si option départ),

                    Heure de retour

    Nombre de personnes à transporter avec éventuellement une toute petite marge (la facturation est fonction du nombre de personnes transportées et non de la capacité du car mis à notre disposition).

    Signaler que l'on a un besoin impératif du rack à skis et du micro qui fonctionne (ce qui n'est pas toujours le cas).

Contacts & courriels :

Sandy FRADIQUE             Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.           tél : 04 76 91 44 00

Laura FRANDON               Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.             tél : 04 76 91 44 00

Ajouter en copie :

Gérard BOCQUET (trésorier RDJ)       Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Préparation de l’itinéraire

Les chauffeurs ont connaissance de leur parcours la veille. Ils doivent préparer leur itinéraire. Les responsables CAF-GO doivent s’en assurer le matin de la sortie MAIS c’est le conducteur qui reste le maître à bord. Mais même durant le parcours, s'assurer que le chauffeur ne se trompe pas.

Pour préparer automatiquement votre courriel (adresses, objet, rubriques), aller dans:

 "E-mail" en cliquant sur le lien "Mail au transporteur".

Cette procédure prépare automatiquement sur la messagerie du serveur du site, le texte suivant :

(En cas de difficulté, recopier le texte ci-dessous et gérer l’envoi depuis votre boîte mail personnelle.)

Bonjour,

Objet: Réservation d'un car pour le CAF Grenoble Oisans, Ski de Randonnée du Mardi

Date :

Destination :

Lieu de mise à disposition du car :

Heure de mise à disposition du car : (normalement 20mn avant)

Heure de départ :

Arrêt facultatif :

Heure de retour :

Nombre de personnes à transporter:

Besoins par retour:

                   Nombre de places du car affecté

                   Nom et N° de portable du chauffeur

           Remarques:

                  - Rack à skis nécessaire

                  - Micro en ordre de marche

                  - Le chauffeur du car doit avoir une carte précise (ou GPS) de l'endroit où il se rend.

                  - Pour des problèmes d'amplitude horaire nous aimerions avoir un chauffeur résidant à Grenoble et ayant le car à pied d'œuvre.

           Responsable de la sortie :

           Tél :

Cordialement,

Vous devez compléter le corps du message avant d'envoyer votre message.  

Et, ajouter le ou les noms des organisateurs, n° de tél. et e-mail.

«Philibert» confirme la commande – par mail avec un bon de commande joint – en précisant le nom et le téléphone des conducteurs, la capacité des cars et la présence du panier à skis.

Ne pas renvoyer le bon de commande  Mais, le lire pour vérifier si le contenu est OK.

Les départs se font à partir de MC2 à Grenoble ou du Pré de L’Eau à Montbonnot .

4. CONDITIONS D’ANNULATION

- Annulation la veille (lundi) avant 10 h 00 pas de frais : option à privilégier impérativement

- Annulation la veille du service (lundi) après 10 h 00, 30 % du service annulé

- Annulation le jour même (mardi) ou au moment de la présentation de l'autocar, 50 % du service annulé.

5. EMBARQUEMENT

Chargement du car : désigner au préalable deux responsables

1- Un responsable à l'intérieur du car avec un assistant :

                 préparer pour lui la liste alphabétique des participants (voir « pdf imprimable du transport »)

et imprimer cette liste avec une taille suffisante pour qu'elle soit exploitable par la comptabilité du CAF

                      pointage des arrivants à l'embarquement,

 réception des chèques (prévoir des crayons à bille) pour ceux n'ayant pas payé par CB,

 une fois le car parti, et le coup de feu passé : vérification des chèques (montant et signature),

2- Un responsable extérieur pour l'embarquement du matériel :

• A l'embarquement:

                 faire mettre les skis, (si possible dans des housses) en priorité dans le coffre à skis à l'arrière et réserver une place pour les skis restants dans la soute

                 faire mettre les chaussures et les sacs dans un endroit spécifique de la soute.

Au débarquement:

                 Si les conditions de stationnement le permettent, chacun reprendra son propre matériel.

                 Entreposer les housses à ski vides dans le rack  à l'arrière du car.

                 Les premiers arrivants, à la fin de leur course, les enlèveront avant d'y remettre leurs propres skis.

                  Entreposer les chaussures et les sacs dans des soutes différentes, comme à l'aller.

Si plusieurs déposes, à l’aller ou au retour, pour chaque dépose regrouper dans la même soute les sacs et les skis.

6. APRES la SORTIE

Le responsable de la sortie doit signer la feuille jaune et noter les observations nécessaires (ex: désembuage défaillant …). un responble de Philibert les examine et oriente le car, si nécessaire, vers l’atelier.

Fiche comptable (pdf imprimable du transport) :

.

• Remplir le plus clairement possible le bordereau de remise de chèques (sur le site, utiliser la fiche Transport).
• Recopier sur un seul bordereau en cas de plusieurs départs.
• Et inscrire le montant des chèques, le nombre de chèques remis et le montant total.
• Inscrire le kilométrage demandé au chauffeur ainsi que le lieu de la sortie.
• Classement des chèques par ordre alphabétique.

Porter la fiche comptable et les chèques pour Gérard Bocquet (responsable de la comptabilité des «Randonneurs du Jeudi» au local et la mettre dans le casier Trésorerie du Jeudi au plus tard  le jeudi matin suivant.

    ABSENTS

      Ceux qui se sont désinscrits avant le Dimanche 20 heures n’apparaissent pas sur le bordereau.

      Quand quelqu'un est absent, mettre "Absent"

      Les personnes "Absentes", doivent payer la sortie, et doivent adresser le règlement le plus tôt possible au CAF GO, A l’attention de la Trésorerie du Jeudi en indiquant "Impayé pour la sortie du (lieu et date)". Des rappels sont adressés par courrier postal jusqu'au règlement: évitons ces frais et le travail des bénévoles.

Pour l’envoi postal, écrire en toutes lettres «  Club Alpin Français  . . . », sinon beaucoup de courriers atterrissent à la CAF (Caisse d’Allocations familiales) !

ANNEXE – Tarifs car

Tarif moyen à appliquer: 18 € sauf exception

La grille simplifiée ci-dessous indique le nombre de personnes nécessaires, en fonction du nombre de km pour atteindre l'équilibre financier (ligne grises).

Si le nombre de personnes est inférieur, le tarif pourra être modulé à 19 ou 20 €.

La modification du tarif 18 € n'est à envisager que si l'équilibre financier global est en péril. Contacter Jean-Louis MEJECAZE avant toute modification.